Informacje ogólne
Wnioski o dofinansowanie mogą składać jedynie Koła Naukowe zrzeszone w TBSP UJ, a ze środków TBSP UJ mogą korzystać jedynie Członkowie TBSP UJ. Raz w miesiącu odbywa się posiedzenie Zarządu TBSP UJ, na którym Zarząd podejmuje uchwałę finansową, następnie publikowaną na stronie internetowej. Uwzględnione w niej projekty uzyskują dofinansowanie z Towarzystwa.
Wniosek o dofinansowanie w imieniu Koła może złożyć jego Przewodniczący z adresu e-mail Koła. Jeżeli chcesz otrzymać dofinansowanie na projekt, to zgłoś to Przewodniczącemu wraz z wypełnionym wnioskiem o dofinansowanie (pamiętaj, że wniosek musi być w formie edytowalnej!). Koło Naukowe w ramach którego został złożony wniosek jest informowane o wynikach jego oceny na bieżąco.
Terminy nadsyłania wniosków ogłasza Wiceprezes ds. finansowych. Najczęściej jest to dzień na kilka dni przed terminem posiedzenia Zarządu TBSP UJ. Wzór wniosku znajdziesz tutaj.
Projekty, w których dofinansowaniu TBSP bierze udział, zostały określone w Regulaminie finansowania.
Ogólne zasady
Po pierwsze zgłoś się do Koła, które w zakresie swoich zainteresowań ma dziedzinę prawa, z którą wiąże się projekt, który chcesz zrealizować.
Po drugie skonsultuj się z Przewodniczącym danego Koła zrzeszonego w TBSP UJ w celu uzyskania informacji dot. złożenia wniosku, ponieważ tylko Koło może go złożyć.
Po trzecie musisz dobrze skonstruować kosztorys – wyszukaj informacji dot. cen i zastanów się, co jest Ci niezbędne do zrealizowania projektu.
Raz w miesiącu odbywa się posiedzenie Zarządu TBSP UJ, które przyznaje dofinansowanie, następnie ogłaszane w formie uchwały finansowej.
Jeżeli uzyskasz dofinansowanie, to możesz zrealizować swój projekt!
Po jego zakończeniu musisz w ciągu 14 dni złożyć sprawozdanie wraz z wymaganymi załącznikami. Wszelkie formularze znajdują się tutaj.
Jeżeli masz jakieś pytania to chętnie na nie odpowiemy. Możesz do nas napisać lub odwiedzić nas na dyżurach.
Dane do faktury
Dane do faktury, na które należy wystawiać faktury przy realizacji projektu:
Uniwersytet Jagielloński
ul. Gołębia 24
31-007 Kraków
NIP: 675-000-22-36
Informacje, które należy podać w związku z wdrożeniem systemu KSeF:
Wewnętrzny identyfikator (tzw. IDWew): 6750002236-11005
Adres e-mail w domenie UJ: elwira.swierczynska@uj.edu.pl
Jako informacja dodatkowa: TBSP UJ
Faktury
Weryfikacja rynku
W przypadku, gdy zakup jakiejś rzeczy lub usługi kosztuje ponad 1000 zł, to należy dokonać weryfikacji rynku. Polega ona na dokonaniu oceny ofert co najmniej 3 dostawców towarów lub usług. Może to być wydruk e-mail lub ze strony internetowej, który zawiera cenę za dany produkt lub usługę.
Wyjazd za granicę
Wyjazd poza granicę RP rządzi się swoimi prawami. Należy złożyć specjalny wniosek wyjazdowy oraz postępować zgodnie z procedurą, którą znajdziesz na stronie internetowej Działu Współpracy Międzynarodowej UJ.
Jako dysponent środków podpisuje się Prezes TBSP UJ.
Wyjazd na konferencję
Należy pamiętać o poleceniu wyjazdu służbowego, czyli tzw. delegacji, na której organizator potwierdza udział przybijając pieczątkę i podpisując się.
Delegację musisz załączyć do sprawozdania. Pamiętaj o wypełnieniu drugiej strony. Wzór delegacji jest dostępny tutaj.
Zamówienie wody, materiałów biurowych etc.
Niektóre produkty należy zamówić poprzez procedurę przetargową UJ.
Materiały takie jak woda, papier czy też materiały biurowe należy zamówić z umów przetargowych zawartych przez UJ.
Aktualną listę umów przetargowych można znaleźć na stronie Działu Zaopatrzenia UJ.
Aby dokonać zamówienia produktu z umowy przetargowej należy skontaktować się z Wiceprezesem ds. finansowych TBSP UJ, który przeprowadzi całą procedurę zakupu.
Zamówienie materiałów konferencyjnych z logotypem UJ
Katalog materiałów konferencyjnych znajduje się na stronie internetowej Centrum Promocji i Współpracy UJ.
Zamówienie składa się poprzez system SAP. Aby dokonać zamówienia należy skontaktować się z Wiceprezesem ds. finansowych TBSP UJ, który przeprowadzi całą procedurę zakupu.
Zamówienie gadżetów promocyjnych z logotypem UJ
Katalog materiałów promocyjnych znajduje się na stronie internetowej Centrum Promocji i Współpracy UJ.
Zamówienie składa się poprzez system SAP. Aby dokonać zamówienia należy skontaktować się z Wiceprezesem ds. finansowych TBSP UJ, który przeprowadzi całą procedurę zakupu.
W wyjątkowych i pilnych sytuacjach możliwy jest zakup gadżetów promocyjnych przez notę wewnętrzną. Katalog dostępnych produktów znajduje się na stronie internetowej Stoiska Promocyjnego UJ. Procedura zakupu wygląda następująco:
- Przed złożeniem zamówienia należy skontaktować się ze Stoiskiem Promocyjnym UJ (sklep-maius@uj.edu.pl) z zapytaniem dotyczącym dostępności wybranego gadżetu.
- Po potwierdzeniu dostępności należy wypełnić Formularz zamówienia materiałów promocyjnych Stoisko Promocyjne UJ znajdujący się w zakładce Wnioski i dokumenty.
- W polu Nazwa jednostki wpisuje się Wydział Prawa i Administracji UJ, w polu Adres wpisuje się ul. Gołębia 24 w Krakowie, a w polu Kod wpisuje się 31-007. Przy polu Płatne z: zaznaczyć należy opcję nr 1 MPK.
- Po wypełnieniu Formularza należy go przesłać do Wiceprezesa ds. finansowych, który przekaże go do podpisu dysponentowi środków.
- Po podpisaniu Formularza przez dysponenta środków należy go odebrać w formie ustalonej z Wiceprezesem ds. finansowych.
- Z podpisanym Formularzem należy udać się do Collegium Maius UJ (ul. Jagiellońska 15) w celu odebrania zamówionych gadżetów.
Rezygnacja z dofinansowania
Jeżeli wiesz, że projekt nie odbędzie się i go nie rozliczysz, to musisz złożyć rezygnację z dofinansowania, której wzór znajdziesz w zakładce Dokumenty.
Konferencje naukowe
Sprawozdanie
Wzór sprawozdania znajdziesz w zakładce Koła Naukowe/Dokumenty. Sprawozdanie należy złożyć w ciągu 14 dni po zakończeniu realizacji projektu.
Niezłożenie sprawozdania w określonym terminie powoduje nierozliczenie projektu, czyli TBSP UJ nie zwróci za poniesione środki oraz nie opłaci faktur przelewowych. W wyjątkowych sytuacjach można złożyć wniosek o przedłużenie terminu na adres finansowy.tbsp@uj.edu.pl.
Pole „Nazwa projektu” musi zawierać taką samą treść jaka była we wniosku.
W przypadku, gdy nastąpiła zmiana koordynatora, to trzeba ten fakt zgłosić Wiceprezesowi ds. finansowych.
Numer uchwały znajdziesz tutaj.
W zestawieniu poniesionych kosztów należy zamieścić koszty poniesione tylko przez TBSP UJ (koszty wynikające z rachunków załączonych do sprawozdania).
Opis realizacji projektu powinien zawierać merytoryczne sprawozdanie, np. czyli co zostało podczas niego zrealizowane, jak dorobek naukowy UJ został poszerzony, co uczestnicy robili podczas projektu.
Ważne jest, aby sprawozdanie podpisał Przewodniczący Koła, które składało wniosek oraz koordynator. Projekt zostaje rozliczony dopiero w wyniku akceptacji Prezesa TBSP UJ i Skarbnika.
Wymagane załączniki
Rozliczenia
Każda faktura i nota wewnętrzna wymaga opisu. Wypełnić należy TYLKO pole „OPIS MERYTORYCZNY”. Pamiętaj, aby zaznaczyć „zawijaj tekst”. W opisie musi znaleźć się następujący tekst: „Materiały zakupiono w celu... Proszę o opłacenie faktury/noty (zwrot na konto: Imię i nazwisko, numer konta)”.
Dodatkowo, jeśli faktura była opłacana przelewem i staramy się o zwrot, konieczne jest dołączenie potwierdzenia przelewu do faktury z opisem. Jeśli faktura była opłacana kartą lub gotówką, nie dołączamy potwierdzenia przelewu.
Zwrot
Jeżeli założyłeś za zakup towaru lub usługi i chcesz uzyskać zwrot ze środków UJ musisz wypełnić specjalny dokument, który znajdziesz w zakładce Koła Naukowe/Dokumenty. Musisz dołączyć go do sprawozdania. Jeżeli już go wypełniałeś przy poprzednim projekcie, to drugi raz nie musisz (chyba, że zmieniłeś konto). Na zwrot czeka się około 2 tygodni.
Faktura imienna
W przypadku, gdy faktura nie jest wystawiona na UJ, lecz na Ciebie, to musisz złożyć wniosek o refundację, którego wzór znajdziesz w zakładce Dokumenty.
Inne załączniki
Określa je art. 31 Regulaminu finansowania - różnice są zależne od typu projektu.